Assistant(e) H/F - Réf 17D10738/E86 - Poitiers

Administratif / Secrétariat CDI temps plein Poitiers 2-5 ans 5-10 ans plus de 10 ans Aucun diplôme exigé BEP/CAP BAC BAC +2 BAC +3 BAC +4/5 et plus
22/01/2018
01/02/2018
Emploi

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons actuellement un(e) assistant(e) polyvalent(e), véritable binôme du directeur.

Les missions de l’assistante consisteront à :

  • Optimiser la gestion administrative et aider à la bonne organisation du cabinet.
  • Assurer le suivi de l’activité tant au niveau de la structure qu’au niveau de la clientèle.
  • A terme et en fonction de son appétence pour les produits immobiliers et de placements, un suivi de la chaine immobilière de la sélection à la livraison des biens sera intégré à la mission.

MISSIONS ET ACTIVITES :

Gestion administrative et organisationnelle du cabinet :

  • Saisie, mise en forme, reproduction et diffusion de divers documents.
  • Saisie et mise à jour des bases de données utilisées au sein du cabinet (CRM, tableaux de suivi d’activité).
  • Constitution et préparation de dossiers (bulletins de souscription, documents de vente…).
  • Formalisation et rédaction de procédures internes spécifiques.
  • Classement et archivage des documents.
  • Gestion du courrier.
  • Approvisionnement en fournitures.
  • Réception des factures et préparations pour paiement et validation par le directeur.
  • Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion et veiller à la bonne tenue de cette dernière.
  • Préparation de réunions et rédaction/diffusion des comptes rendus.

Suivi commercial :

  • Accueillir, informer et orienter les clients, fournisseurs et les partenaires du cabinet.
  • Assurer une interface de qualité avec les clients (prise de contact, relances, recueil des doléances ou besoins…).
  • Réalisation de mailings.
  • Appui ponctuel aux membres de l’équipe sur des questions logistiques ou back-office.
  • Relances et suivi téléphonique/mail des clients et fournisseurs.
  • Accompagnement du Client dans les diverses préconisations établies par le cabinet.
  • Aide à la déclaration fiscale des clients.

Appui du directeur :

  • Gestion de l’agenda.
  • Organisation des déplacements.
  • Gestion des notes de frais et envoi au comptable.

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
  • Bonnes capacités rédactionnelles et orales.
  • Bonne orthographe.
  • Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) / Environnement Mac.
  • Aisance avec les technologies actuelles de communication (call conférence, skype, webinaires, agendas partagés, réseaux sociaux…).
  • Capacité à former la structure sur ces technologies innovantes.
  • Pédagogue

Savoir-être

  • Discrétion, sens de la confidentialité (clientèle et réseau).
  • Bon relationnel, bonne présentation, dynamisme et sourire.
  • Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode.
  • Bonne capacité de résistance au stress.
  • Réactivité et anticipation.
  • Aptitude à travailler en équipe.
  • Polyvalence et adaptabilité.
  • Valeurs recherchées : curiosité, intégrité, engagement, vitalité, vrai, saine et simple, compétitive.

Poste à pourvoir en février 2018. Vous êtes disponible de suite.

Sur la base du SMIC ou Convention collective + primes.
CDI temps plein
  • - 2-5 ans
  • - 5-10 ans
  • - plus de 10 ans
  • - Aucun diplôme exigé
  • - BEP/CAP
  • - BAC
  • - BAC +2
  • - BAC +3
  • - BAC +4/5 et plus

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